Jeśli na hasło „wizyta w urzędzie” wciąż stają ci przed oczami nieskończone stosy papierowych teczek, przewiązane sznurkiem akta i panie przybijające dziesiątki pieczątek, to pora szybko zaktualizować swoją wiedzę. Najnowsze dane opublikowane przez Główny Urząd Statystyczny pokazują obraz polskiej administracji, który bardziej przypomina nowoczesną korporację technologiczną niż skansen z minionej epoki.
Rok 2025 przyniósł nam w tej materii prawdziwą, cyfrową rewolucję: urzędnicy coraz częściej pracują z tabletami w ręku, dokumenty krążą w niewidzialnych chmurach danych, a w czołowych instytucjach państwowych na dobre rozgościła się już sztuczna inteligencja. Przyjrzyjmy się z bliska, jak technologia ułatwia dziś życie nie tylko pracownikom sektora publicznego, ale przede wszystkim nam – obywatelom załatwiającym swoje codzienne sprawy.
Czasy, w których praca w urzędzie polegała wyłącznie na siedzeniu od ósmej do szesnastej przed wielkim monitorem, bezpowrotnie mijają. Jak wynika z tegorocznych statystyk, w 2025 roku aż 90,4 procent jednostek administracji publicznej wyposażyło swoich pracowników w urządzenia przenośne pozwalające na mobilny dostęp do sieci. Liderem tej zmiany jest administracja rządowa, w której takie rozwiązania oferuje aż 99,1 procent jednostek, a z mobilnego dostępu korzysta już ponad połowa (51,8 procent) jej pracowników.
W administracji samorządowej ten wskaźnik wynosi na razie 23,4 procent, co daje świetne pole do dalszego rozwoju. Dzięki temu rozwiązaniu urzędnik może dziś wykonać część swoich obowiązków w terenie, na kontroli czy podczas pracy zdalnej, co znacząco przyspiesza obieg informacji.
Papierowe teczki znikają w wirtualnej chmurze dzięki systemom elektronicznego zarządzania
Jednym z największych sukcesów tej cyfrowej transformacji jest masowe wręcz odejście od drukowania każdego pojedynczego zaświadczenia. Służy do tego system elektronicznego zarządzania dokumentami (w skrócie EZD), który w 2025 roku działał już w 86,2 procent jednostek administracji publicznej. Im wyżej w hierarchii, tym ten wynik jest bardziej imponujący. System zagościł w 95,5 procent instytucji rządowych, a w urzędach marszałkowskich osiągnął absolutne i perfekcyjne 100 procent.
Dzięki niemu przekazywanie i weryfikowanie wniosków między różnymi organami trwa ułamek sekundy, co bezpośrednio przekłada się na to, że nasze sprawy urzędowe są po prostu załatwiane dużo szybciej i bez gubienia kluczowych załączników.
Sztuczna inteligencja staje się cichym pomocnikiem w najbardziej zaawansowanych instytucjach
Największą i najbardziej fascynującą ciekawostką tegorocznego zestawienia jest jednak wejście na urzędowe salony sztucznej inteligencji (AI). Choć w całej administracji publicznej wskaźnik jej wykorzystania wynosi 17,7 procent, to w administracji rządowej z dobrodziejstw algorytmów korzysta już ponad połowa, bo aż 50,9 procent jednostek.
Równie innowacyjne okazują się urzędy marszałkowskie, gdzie wynik ten sięga równe 50 procent. To oznacza, że nowoczesne boty, systemy analizy danych czy automatyczni asystenci pomagają dziś ludzkim pracownikom analizować góry skomplikowanych przepisów, pisać odpowiedzi i przetwarzać dane z niespotykaną dotąd wydajnością.
Aplikacje mobilne i ciągłe szkolenia budują zupełnie nowy standard obsługi obywatela
Za sprzętem i oprogramowaniem musi jednak iść wiedza, dlatego w 2025 roku aż 77,4 procent wszystkich publicznych jednostek zainwestowało w szkolenia swoich pracowników z zakresu najnowszych technologii. Instytucje te zaczęły również dbać o nasze smartfony – już 35,7 procent urzędów udostępnia obywatelom własne aplikacje mobilne oferujące wygodne e-usługi. Dodatkowo ponad 41 procent placówek angażuje się w aktywne wspieranie i rozwój cyfrowych umiejętności wśród samych obywateli. Zamiast stać w długich i frustrujących kolejkach do okienka, coraz więcej życiowych spraw załatwiamy dziś kilkoma kliknięciami z domowej kanapy, a polska administracja z dumą dotrzymuje nam w tym technologicznego kroku.
