Wyobraź sobie, że prowadzisz firmę. Nie masz żadnych zaległości, rozliczasz się uczciwie, zatrudniasz księgową. Pewnego dnia dzwoni telefon z urzędu skarbowego. Albo przychodzi e-mail. Urzędnik prosi o wyjaśnienie pewnej rozbieżności w przesłanych danych. Nie ma nakazu. Nie ma postanowienia o wszczęciu kontroli. Jest tylko pytanie i oczekiwanie odpowiedzi. To czynność sprawdzająca. I prawdopodobnie już ją przeszedłeś: z badania przeprowadzonego na potrzeby raportu MDDP i Konfederacji Lewiatan wynika, że 91,3 procenta przedsiębiorców miało z nią kontakt w ciągu ostatnich pięciu lat.
W 2025 roku administracja skarbowa przeprowadziła blisko 2,3 miliona takich procedur. To średnio 19 nowych czynności sprawdzających na minutę. Każdą minutę każdego dnia roboczego. I każdą minutę każdej nocy, bo algorytmy nie śpią. Efekt: wykryto niemal 11 miliardów złotych zaległości podatkowych, o ponad 25 procent więcej niż rok wcześniej. Coś się zmienia w relacji między państwem a podatnikiem. I zmiana ta jest głębsza, niż sugeruje suchy komunikat prasowy.
Przez dekady schemat był znany. Kontrola podatkowa oznaczała przyjazd urzędników do firmy, przeglądanie dokumentów, przesłuchiwanie pracowników, ciągnące się miesiącami postępowanie. Była sformalizowana, kosztowna dla obu stron i – przez swoją uciążliwość – stosunkowo rzadka.
Czynność sprawdzająca jest czymś innym. To procedura prostsza, mniej sformalizowana i – co kluczowe z perspektywy organów podatkowych – pozbawiona wielu ograniczeń proceduralnych, które obowiązują przy klasycznej kontroli. Jak wyjaśnia Przemysław Pruszyński, dyrektor Departamentu Podatkowego w Konfederacji Lewiatan “czynność sprawdzająca to procedura, w której organy podatkowe sprawdzają pewne rozliczenia podatników, ewentualnie zadają pytania doprecyzowujące, czy to rozliczenie jest prawidłowe. Generalnie albo dają zalecenia, czyli protokół z czynności sprawdzających, na bazie którego firma koryguje zeznanie albo jeśli stwierdzą, że nie ma nieprawidłowości, to takie czynności niczym się nie kończą”.
Owo „niczym się nie kończą” jest właśnie jednym z problemów, ale do tego za chwilę.
Dane z drugiej edycji raportu „Przedsiębiorcy pod lupą fiskusa” są wymowne. W latach 2021–2025 przeprowadzono ponad 12,4 miliona czynności sprawdzających, z czego 10,6 miliona dotyczyło VAT, PIT, CIT i akcyzy. Pozwoliły one wykryć 38,8 miliarda złotych zaległości podatkowych, z czego ponad 37 miliardów stanowiło VAT, PIT, CIT i akcyzę. Konkluzja autorów raportu jest ostra: czynności sprawdzające przynoszą budżetowi większe efekty niż kontrole podatkowe i celno-skarbowe łącznie.
Skuteczność rośnie. W 2021 roku przeciętna wartość ustaleń na jedną czynność sprawdzającą wynosiła 1705 złotych. W 2025 roku już 4681 złotych. Przy zbliżonej liczbie procedur. To prawie trzykrotny wzrost efektywności fiskalnej w cztery lata.
JPK, KSeF i koniec prywatności rozliczeń
Skąd ta rosnąca skuteczność? Odpowiedź jest prosta: fiskus ma dane.- Administracja skarbowa wie więcej o podatnikach – tłumaczy Pruszyński – Podatnicy przesyłają coraz więcej informacji, począwszy od plików JPK_VAT po tegoroczną nowość, jaką jest Krajowy System e-Faktur. Administracja widzi praktycznie pełne rozliczenia podatników, zatem też nie musi prowadzić kontroli na miejscu u podatnika, tylko zdalnie kontroluje poprawność rozliczeń firmy.Jednolity Plik Kontrolny, wdrożony stopniowo od 2016 roku, zrewolucjonizował dostęp organów podatkowych do danych. JPK_VAT to comiesięczny plik przesyłany do systemu fiskusa. Zawiera dane o wszystkich wystawionych i otrzymanych fakturach, transakcjach, kwotach VAT. Każda faktura jest widoczna. Każda rozbieżność między danymi sprzedawcy a danymi nabywcy jest natychmiast wykrywana przez algorytm.Od 2026 roku doszedł Krajowy System e-Faktur – obowiązek wystawiania faktur wyłącznie w formie elektronicznej, przesyłanych bezpośrednio do systemu KSeF zarządzanego przez Ministerstwo Finansów. Oznacza to, że każda faktura między przedsiębiorcami trafia do bazy danych fiskusa w czasie rzeczywistym. Nie po miesiącu, nie po kwartale. Natychmiast.Do tego dochodzą: DAC7 – dyrektywa dotycząca raportowania danych o transakcjach przez platformy cyfrowe oraz STIR, czyli System Teleinformatyczny Izby Rozliczeniowej, monitorujący przepływy na rachunkach bankowych podmiotów podejrzanych o udział w karuzelach VAT.Może to spowodować niemal permanentną inwigilację podatników, bo prawie wszystkie informacje będą dostępne w czasie albo rzeczywistym, albo niemal rzeczywistym dla organów podatkowych – ocenia Tomasz Michalik, partner i doradca podatkowy z Kancelarii MDDP – Jesteśmy w przededniu dużej zmiany, jeżeli chodzi o możliwości kontrolne i prawdopodobnie sposób prowadzenia kontroli.Michalik nie jest histeryczny w tej ocenie jest realistyczny. Fiskus coraz sprawniej łączy dane z wielu źródeł jednocześnie. Algorytm porównujący JPK_VAT od sprzedawcy i nabywcy jest w stanie wychwycić rozbieżności, których nie dostrzegłby żaden ludzki kontroler przeglądający segregatory. I nie musi potem jeździć do firmy – wysyła maila z pytaniem.
Dwie strony medalu: prostota kontra brak gwarancji
Byłoby nieuczciwe, gdyby artykuł kończył się wyłącznie na alarmie. Czynności sprawdzające mają swoją realną zaletę i polscy przedsiębiorcy sami to przyznają. 47,1 procenta badanych ocenia tę formę kontaktu z fiskusem dobrze lub bardzo dobrze. Tylko 15,4 procenta źle lub bardzo źle. To znacząca przewaga pozytywnych ocen.
Dlaczego? Bo czynność sprawdzająca to zazwyczaj mail, telefon, pytanie i szybka sprawa. Zamiast miesięcznej kontroli z ekipą urzędników w biurze, zamiast obowiązku gromadzenia sterty dokumentów, zamiast napięcia klasycznej procedury jest kontakt. Często nieoficjalny, często kończący się korektą deklaracji i zamknięciem sprawy. Z perspektywy uczciwego przedsiębiorcy, który popełnił drobny błąd formalny, to zdecydowanie lepsza forma weryfikacji niż pełna kontrola.
„Fiskus w dużo większym niż dotychczas stopniu potrafi wykorzystywać informacje, które dotychczas był w stanie zebrać przez Jednolity Plik Kontrolny czy inne sposoby, i najwyraźniej jest w stanie w sprawny sposób analizować źródła pozyskania tych danych. W związku z tym czynności weryfikujące są nastawione na konkretnych podatników, na konkretne działania i sfery, do których fiskus jest już przygotowany”
– Tomasz Michalik, partner MDDP
Problem pojawia się tam, gdzie prostota przeradza się w nieprzejrzystość i gdzie brak formalnych rygorów, chroniących podatnika w klasycznej kontroli, zaczyna działać przeciwko niemu.
– Czynność sprawdzająca jest łatwa, prosta i przyjemna w relacjach między obydwiema stronami, jednak nie gwarantuje tych samych praw podatnikom, a przez to potrafi być niestety nadużywana – ocenia Michalik.
Czego brakuje? Przedsiębiorcy badani na potrzeby raportu mówią to wprost. 89,5 procenta chciałoby formalnego informowania o zakończeniu czynności sprawdzającej. 87,5 procenta oczekuje dokumentu z wynikiem i ustaleniami. 85,5 procenta wskazuje na potrzebę określenia maksymalnego czasu trwania. To nie są postulaty nadmiernej biurokratyzacji, to oczekiwanie elementarnego standardu informacyjnego. Przedsiębiorca, który odpowiedział na pytania fiskusa trzy tygodnie temu, ma prawo wiedzieć, czy sprawa jest zamknięta, czy trwa.
Równie istotny jest opór przed rozszerzaniem uprawnień dowodowych w ramach tej procedury. Aż 61,5 procenta ankietowanych sprzeciwia się rozszerzeniu tych uprawnień, a 72,1 procenta nie popiera możliwości przesłuchiwania świadków i stron czy przeprowadzania oględzin. Sygnał jest czytelny: niech czynność sprawdzająca pozostaje tym, czym jest – narzędziem weryfikacji danych, a nie kontrolą podatkową pod inną nazwą, przeprowadzaną bez proceduralnych gwarancji dla podatnika.
Polska 35. na 38 krajów OECD. Stabilność prawa jako luksus
Raport dotyka też szerszego problemu, który polscy przedsiębiorcy sygnalizują od lat. W rankingu International Tax Competitiveness Index 2025, przygotowywanym przez amerykański think tank Tax Foundation, Polska zajęła 35. miejsce wśród 38 państw OECD. Rok wcześniej była na 31. miejscu. To nie jest stagnacja – to regres.
– Ciągłe zmiany są najtrudniejsze dla przedsiębiorców, ponieważ to wymaga permanentnego wdrażania, przygotowywania, ponoszenia kosztów i wypełniania obowiązków podatkowych. Potem okazuje się, że kiedy przedsiębiorca wszystko to zrobił i już miałby płacić na danych zasadach, w kolejnym roku pojawia się następna zmiana i kolejna – wskazuje Pruszyński.
Stabilność przepisów podatkowych jest traktowana w ekonomii jako jeden z kluczowych czynników klimatu inwestycyjnego. Inwestor – krajowy czy zagraniczny – może zaakceptować wysokie stawki, jeśli są przewidywalne. Trudno mu zaakceptować niskie stawki, które jutro mogą się zmienić. W Polsce przez ostatnią dekadę zmiany przepisów podatkowych były niemal coroczne: Estoński CIT, Nowy Ład, korekty Nowego Ładu, KSeF, kolejne nowelizacje VAT. Przedsiębiorcy nie nadążają i muszą płacić za to doradcom podatkowym, których usługi są bezpośrednim kosztem niestabilności systemu.
Podstawowe oczekiwanie badanych firm jest proste: ograniczyć liczbę zmian. Jeśli zmiany są konieczne zapewnić odpowiednio długie vacatio legis. Pozwolić się przygotować, zanim nowe przepisy wejdą w życie.
Co z tego wynika
Obraz, który wyłania się z raportu MDDP i Konfederacji Lewiatan, jest złożony. Jest w nim element pozytywny: fiskus staje się sprawniejszy, skuteczniejszy, mniej uciążliwy w bezpośrednim kontakcie. Czynności sprawdzające są realnie wygodniejsze od klasycznych kontroli i większość przedsiębiorców to docenia.
Jest też element niepokojący: granica między weryfikacją a inwigilacją staje się coraz cieńsza. Permanentny dostęp organów podatkowych do danych w czasie rzeczywistym – przez JPK, KSeF, STIR, DAC7 – tworzy środowisko monitoringu, które nie ma precedensu w historii polskiego systemu podatkowego. Algorytm, który przetwarza miliony faktur jednocześnie i wychwytuje każdą rozbieżność, jest narzędziem potężnym. I jak każde potężne narzędzie wymaga proporcjonalnych gwarancji dla tych, wobec których jest stosowane.
Przedsiębiorcy nie kwestionują prawa fiskusa do weryfikacji. Kwestionują brak reguł, które chroniłyby ich podczas tej weryfikacji. 89 procent chce wiedzieć, że sprawa jest zakończona. 87 procent chce mieć wynik na piśmie. To nie są wygórowane oczekiwania. To elementarny standard państwa prawa.
